Yrittäjän vastuut kirjanpidossa, näitä et voi ulkoistaa

Moni yrittäjä ulkoistaa kirjanpidon tilitoimistolle helpottaakseen arkeaan ja varmistaakseen, että taloushallinto hoidetaan ammattimaisesti. Vaikka kirjanpidon käytännön toteutus voidaan antaa asiantuntijan hoidettavaksi, yrittäjän lakisääteinen vastuu ei kuitenkaan siirry.

Kirjanpitolaki, verolainsäädäntö ja osakeyhtiölaki asettavat yrityksen johdolle velvollisuuksia, joita ei voi ulkoistaa. Tilitoimisto toimii tärkeänä kumppanina, mutta lopullinen vastuu yrityksen taloudesta ja annettujen tietojen oikeellisuudesta kuuluu aina yrittäjälle tai yrityksen hallitukselle.

Mitä tämä käytännössä tarkoittaa? Mitkä vastuut säilyvät yrittäjällä, vaikka kirjanpito olisi kokonaan ulkoistettu?

Kirjanpito voidaan ulkoistaa, vastuuta ei

Tilitoimisto vastaa siitä, että kirjanpito tehdään ammattitaitoisesti toimitetun aineiston perusteella. Se ei kuitenkaan voi tietää, jos yrittäjä jättää toimittamatta kuitteja, sopimuksia tai muita liiketapahtumia.

Yrittäjän tärkein velvollisuus on varmistaa, että kaikki yrityksen taloudelliset tapahtumat tulevat kirjanpitoon oikeina ja ajallaan.

Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että yrittäjä toimittaa ostokuitit, myyntitositteet, pankkitilitiedot ja muut tarvittavat asiakirjat sovitun aikataulun mukaisesti. Jos aineisto on puutteellinen, myös kirjanpito jää väistämättä puutteelliseksi.

Liiketapahtumien oikeellisuus on yrittäjän vastuulla

Kirjanpitäjä ei voi arvioida jokaisen tapahtuman liiketaloudellista tarkoitusta tai sitä, kuuluuko hankinta yrityksen toimintaan.

Esimerkiksi edustuskulujen, matkakulujen tai yksityis- ja yritysmenojen erottelu perustuu pitkälti yrittäjän antamiin tietoihin.

Siksi on tärkeää, että yrittäjä dokumentoi hankinnat huolellisesti ja antaa tarvittaessa lisätietoja kirjanpitäjälle. Mitä paremmin liiketapahtumat on selitetty, sitä laadukkaampaa kirjanpitoa voidaan tehdä.

Verojen maksaminen on edelleen yrittäjän vastuulla

Tilitoimisto voi laatia veroilmoitukset, laskea ennakkoverot ja muistuttaa eräpäivistä, mutta verojen maksaminen on aina yrityksen vastuulla.

Yrittäjän tulee huolehtia siitä, että yrityksen tilillä on riittävästi varoja esimerkiksi:

• arvonlisäveron maksamiseen
• ennakkoveroihin
• työnantajamaksuihin
• sosiaalivakuutusmaksuihin

Vaikka tilitoimisto hoitaisi ilmoitukset moitteettomasti, maksamattomat verot voivat johtaa viivästyskorkoihin ja muihin seuraamuksiin.

Yrityksen talouden seuraaminen kuuluu johdolle

Kirjanpito ei ole vain viranomaisia varten. Sen tärkein tehtävä on antaa yrittäjälle ajantasainen kuva yrityksen taloudellisesta tilanteesta.

Siksi yrittäjän kannattaa perehtyä säännöllisesti ainakin:

• tuloslaskelmaan
• taseeseen
• kassavirtaan
• myynnin kehitykseen
• kannattavuuteen

Tilitoimisto voi tuottaa raportit, mutta niiden hyödyntäminen liiketoiminnan johtamisessa on yrittäjän tehtävä.

Päätöksenteko säilyy yrittäjällä

Kirjanpitäjä voi antaa suosituksia ja vaihtoehtoja esimerkiksi investoinneista, osingonjaosta tai verosuunnittelusta.

Varsinaiset päätökset tekee kuitenkin aina yrityksen johto.

Hyvä tilitoimisto toimii sparraajana, joka auttaa arvioimaan eri vaihtoehtojen taloudellisia vaikutuksia, mutta liiketoiminnalliset ratkaisut ovat yrittäjän vastuulla.

Tilinpäätöksen hyväksyminen on yrityksen vastuulla

Tilitoimisto laatii tilinpäätöksen, mutta osakeyhtiössä hallitus hyväksyy sen.

Ennen hyväksymistä yrittäjän tulee varmistaa, että:

• luvut vastaavat yrityksen toimintaa
• mahdolliset virheet on korjattu
• kaikki olennaiset tiedot ovat mukana

Tilinpäätös on yrityksen virallinen asiakirja, jonka oikeellisuudesta yrityksen johto vastaa.

Mitä yrittäjä voi tehdä helpottaakseen kirjanpitoa?

Yhteistyö tilitoimiston kanssa toimii parhaiten, kun vastuut ovat selkeät.

Yrittäjä voi helpottaa kirjanpidon sujuvuutta esimerkiksi:

• toimittamalla aineiston ajallaan
• käyttämällä sähköistä taloushallintoa
• kysymällä neuvoa ennen suuria hankintoja
• pitämällä yrityksen ja yksityistalouden erillään
• ilmoittamalla muutoksista hyvissä ajoin

Pienillä toimintatavoilla voidaan ehkäistä virheitä, nopeuttaa kirjanpidon valmistumista ja vähentää ylimääräisiä kustannuksia.

Tilitoimisto on kumppani, ei vastuun kantaja

Kirjanpidon ulkoistaminen vapauttaa yrittäjän aikaa liiketoiminnan kehittämiseen, mutta ei poista yrittäjän lakisääteisiä velvollisuuksia.

Parhaimmillaan yrittäjän ja tilitoimiston yhteistyö perustuu avoimeen viestintään, luottamukseen ja aktiiviseen vuorovaikutukseen. Kun molemmat osapuolet hoitavat oman roolinsa, yrityksen taloushallinto toimii tehokkaasti ja tukee liiketoiminnan kasvua.

Lue lisää: Taloushallinto ulkoistettuna – hyödyt ja riskit