Miten laaditaan onnistunut hankesuunnitelma? + Hankkeiden hallinnointi: aikataulut, budjetti ja raportointi

Onnistunut hankesuunnitelma on sekä yrityksen sisäinen ohjenuora että rahoittajalle annettava lupaus. Se kertoo, mitä tehdään, miksi tehdään, miten tehdään ja miten onnistumista mitataan. Kun suunnitelma on hyvä, myös hallinnointi – aikataulut, budjetti ja raportointi – on huomattavasti helpompaa.

Hankesuunnitelman ydin

Hyvä suunnitelma sisältää liiketoimintalähtöisen kuvauksen hankkeen tarpeesta ja tavoitteista. Sen tulee vastata ainakin seuraaviin peruskysymyksiin:

• mikä ongelma tai mahdollisuus ratkaistaan
  
• miten hanke tukee yrityksen strategiaa
  
• mitä konkreettisia tuloksia tavoitellaan
  
• miten tulokset näkyvät asiakkaille ja taloudessa
  

Tärkeää on myös realismi: rahoittaja ja yrityksen johto haluavat nähdä, että hanke on toteutettavissa olemassa olevilla resursseilla.

Aikataulun rakentaminen

Aikataulu ei ole vain päivämääriä, vaan looginen etenemispolku. Pk-yrityksessä aikataulussa on huomioitava arjen sesongit ja kuormitus. Jos hanke ajoittuu yrityksen kiireisimpään aikaan, onnistumisriski kasvaa.

Budjetti ja kustannusten kohdistus

Budjetissa kuvataan hankkeen kulurakenne ja rahoituslähteet. Olennaista on suunnitella kustannukset niin, että niitä voidaan myös seurata kirjanpidossa. Tämä tarkoittaa selkeitä kustannuslajeja, vastuuhenkilöitä ja käytäntöä sille, miten hankkeeseen liittyvät kulut kirjataan.

Raportointi ja seuranta

Rahoittajat edellyttävät raportointia, mutta se palvelee ennen kaikkea yritystä itseään. Kun hanke raportoidaan säännöllisesti:

• johto näkee nopeasti, ollaanko tavoitteissa
  
• budjettiylitykset havaitaan ajoissa
  
• hanke pysyy prioriteettina arjen keskellä
  

Tilitoimisto voi rakentaa raportointimallin, jossa talousluvut ja hankkeen edistymisen mittarit kulkevat rinnakkain.

Onnistunut hankesuunnitelma on selkeä, realistinen ja taloudellisesti ohjattava. Kun aikataulu, budjetti ja raportointi suunnitellaan jo alussa, hanke pysyy hallinnassa ja rahoituksen käyttö on sujuvaa.